Ondrej Holzman Theo nhiều người, e-mail là phương tiện liên lạc đã lỗi thời nhưng không ai có thể bỏ nó và sử dụng nó hàng ngày. Tuy nhiên, vấn đề có thể không nằm ở email như vậy, dù chắc chắn nhiều người sẽ không đồng tình mà ở cách chúng ta sử dụng và quản lý nó. Tôi đã sử dụng ứng dụng Hộp thư được hơn một tháng và tôi có thể nói một cách dễ dàng: việc sử dụng e-mail đã trở nên thú vị hơn nhiều và trên hết là hiệu quả hơn.
Phải nói trước rằng Mailbox không phải là một cuộc cách mạng. Nhóm phát triển, ngay sau khi phát hành ứng dụng (khi đó chỉ dành cho iPhone và có danh sách chờ dài) đã mua Dropbox do thành công của nó, chỉ xây dựng một ứng dụng e-mail hiện đại kết hợp các chức năng và quy trình nổi tiếng từ các ứng dụng khác , nhưng thường bị bỏ quên hoàn toàn trong e-mail. Nhưng cho đến vài tuần trước, việc sử dụng Hộp thư chẳng có ý nghĩa gì đối với tôi. Nó chỉ tồn tại trong một thời gian dài trên iPhone và việc quản lý tin nhắn điện tử theo cách hoàn toàn khác trên iPhone so với trên Mac là vô nghĩa.
Tuy nhiên, vào tháng 8, phiên bản Mailbox dành cho máy tính để bàn cuối cùng đã xuất hiện, kèm theo nhãn dán. beta, nhưng nó cũng đủ tin cậy để thay thế ngay trình quản lý email trước đây của tôi: Thư từ Apple. Tất nhiên, tôi đã thử các lựa chọn thay thế khác trong nhiều năm, nhưng sớm hay muộn tôi luôn quay lại ứng dụng hệ thống. Những người khác thường không cung cấp bất cứ điều gì cần thiết hoặc đột phá.
Quản lý e-mail khác nhau
Để hiểu Hộp thư, bạn cần làm một điều cơ bản, đó là bắt đầu sử dụng thư điện tử theo một cách khác. Cơ sở của Hộp thư là, theo ví dụ về sách nhiệm vụ phổ biến và phương pháp quản lý thời gian, để tiếp cận cái gọi là Hộp thư đến số 0, tức là trạng thái mà bạn sẽ không có bất kỳ thư nào trong hộp thư đến của mình.
Cá nhân tôi tiếp cận phương pháp này mà bớt e ngại hơn, vì tôi chưa bao giờ quen với một hộp thư đến email sạch sẽ, ngược lại, tôi thường xuyên xem qua hàng trăm thư đã nhận, thường là chưa được sắp xếp. Tuy nhiên, như tôi đã phát hiện ra, Inbox Zero có ý nghĩa khi được triển khai đúng cách không chỉ giữa các tác vụ mà còn trong e-mail. Hộp thư có liên quan mật thiết đến các nhiệm vụ - mỗi thư thực chất là một nhiệm vụ mà bạn phải hoàn thành. Cho đến khi bạn làm gì đó với nó, ngay cả khi bạn đọc nó, nó sẽ “sáng lên” trong hộp thư đến của bạn và đòi hỏi sự chú ý của bạn.
Bạn có thể thực hiện tổng cộng bốn hành động với thư: lưu trữ thư, xóa thư, hoãn vô thời hạn/vô thời hạn, di chuyển thư đến thư mục thích hợp. Chỉ khi bạn áp dụng một trong các bước này thì tin nhắn sẽ biến mất khỏi hộp thư đến. Thật dễ dàng, nhưng rất hiệu quả. Việc quản lý e-mail tương tự chắc chắn có thể được thực hiện ngay cả khi không có Hộp thư, nhưng với nó, mọi thứ đều được điều chỉnh để xử lý tương tự và vấn đề là phải học một vài cử chỉ.
Hộp thư đến email dưới dạng danh sách việc cần làm
Tất cả các e-mail đến đều đi đến hộp thư đến, hộp thư này được chuyển thành trạm trung chuyển trong Hộp thư. Bạn có thể đọc tin nhắn nhưng không có nghĩa là lúc đó nó sẽ mất đi dấu chấm báo tin nhắn chưa đọc và nằm gọn trong hàng chục email khác. Hộp thư đến phải chứa càng ít tin nhắn càng tốt và đề phòng những tin nhắn mới mà không cần phải lội qua những "trường hợp" cũ đã được giải quyết khi nhận chúng.
Ngay khi có email mới đến, nó cần được xử lý. Hộp thư cung cấp nhiều quy trình khác nhau, nhưng những quy trình cơ bản nhất trông gần giống như thế này. Một email đến, bạn trả lời nó và sau đó lưu trữ nó. Lưu trữ có nghĩa là nó sẽ được chuyển đến thư mục Lưu trữ, đây thực sự là một loại hộp thư đến thứ hai chứa tất cả thư nhưng đã được lọc. Từ hộp thư đến chính, ngoài việc lưu trữ, bạn cũng có thể chọn xóa thư ngay lập tức, lúc này thư sẽ được chuyển vào thùng rác, nơi bạn sẽ không thể truy cập thư đó nữa, chẳng hạn như qua tìm kiếm, nếu bạn làm như vậy không rõ ràng muốn làm như vậy, và do đó bạn sẽ không còn bị làm phiền bởi những thư không cần thiết nữa.
Nhưng điều khiến Hộp thư trở thành một công cụ quản lý e-mail hiệu quả là hai tùy chọn khác để xử lý thư trong hộp thư đến. Bạn có thể hoãn nó trong ba giờ, vào buổi tối, vào ngày hôm sau, vào cuối tuần hoặc vào tuần tiếp theo - tại thời điểm đó, tin nhắn sẽ biến mất khỏi hộp thư đến, chỉ xuất hiện lại trong đó dưới dạng "mới" sau thời gian đã chọn . Trong thời gian chờ đợi, nó nằm trong thư mục "tin nhắn bị hoãn" đặc biệt. Tính năng tạm ẩn đặc biệt hữu ích, chẳng hạn như khi bạn không thể trả lời email ngay lập tức hoặc bạn cần quay lại email đó sau này.
Bạn có thể hoãn các tin nhắn mới cũng như những tin nhắn mà bạn đã trả lời. Tại thời điểm đó, Hộp thư sẽ thay thế vai trò của trình quản lý tác vụ và việc bạn sử dụng các tùy chọn của nó như thế nào là tùy thuộc vào bạn. Cá nhân tôi đã nhiều lần cố gắng kết nối ứng dụng thư khách với danh sách nhiệm vụ của riêng mình (trong trường hợp của tôi là Things) và giải pháp chưa bao giờ là lý tưởng. (Bạn có thể sử dụng các tập lệnh khác nhau trên Mac, nhưng bạn không có cơ hội trên iOS.) Đồng thời, email thường được liên kết trực tiếp với từng tác vụ riêng lẻ, để đáp ứng những gì tôi cần để tìm thư đã cho, để trả lời hoặc Nội dung của nó.
Mặc dù Hộp thư không có tùy chọn liên kết ứng dụng e-mail với danh sách tác vụ nhưng ít nhất nó cũng tạo một danh sách từ chính nó. Các tin nhắn bị hoãn sẽ nhắc bạn trong hộp thư đến như thể chúng là nhiệm vụ trong bất kỳ danh sách việc cần làm nào, bạn chỉ cần học cách làm việc với chúng.
Và cuối cùng, Mailbox cũng cung cấp tính năng "nộp hồ sơ" truyền thống. Thay vì lưu trữ, bạn có thể lưu từng tin nhắn hoặc cuộc trò chuyện vào bất kỳ thư mục nào để nhanh chóng tìm thấy sau này hoặc bạn có thể lưu trữ các cuộc trò chuyện liên quan ở một nơi.
Dễ dàng điều khiển như alpha và omega
Kiểm soát là chìa khóa để vận hành dễ dàng và hiệu quả các quy trình nói trên. Giao diện cơ bản của Hộp thư không khác với các ứng dụng e-mail đã được thiết lập: bảng bên trái có danh sách các thư mục riêng lẻ, bảng ở giữa có danh sách thư và bảng bên phải có chính các cuộc hội thoại. Tất nhiên, chúng ta đang nói về Mac, nhưng Mailbox cũng không hề lỗi thời trên iPhone. Sự khác biệt chủ yếu nằm ở khả năng điều khiển - trong khi ở các ứng dụng khác, bạn chỉ cần nhấp vào mọi nơi hoặc sử dụng phím tắt, Hộp thư đặt cược vào sự đơn giản và trực quan dưới dạng cử chỉ "vuốt".
Điều quan trọng không kém là việc vuốt ngón tay qua tin nhắn cũng sẽ chuyển tin nhắn đó đến máy tính, nơi nó tiện lợi như bàn di chuột của MacBook. Ví dụ, đây là điểm khác biệt so với Mail.app, nơi Apple đã bắt đầu áp dụng các nguyên tắc tương tự ít nhất là trong phiên bản iOS, nhưng trên Mac, nó vẫn là một ứng dụng cồng kềnh với các cơ chế cũ.
Kéo thư từ trái sang phải trong Hộp thư, mũi tên màu xanh sẽ xuất hiện biểu thị đang lưu trữ, lúc đó bạn thả thư ra và thư sẽ tự động được chuyển vào kho lưu trữ. Nếu kéo thêm một chút sẽ xuất hiện chữ thập đỏ, chuyển thư vào thùng rác. Khi kéo theo hướng ngược lại, bạn sẽ nhận được menu để tạm ẩn tin nhắn hoặc đặt nó vào thư mục đã chọn. Ngoài ra, nếu bạn thường xuyên nhận được các e-mail mà bạn không muốn xử lý trong tuần mà chỉ vào cuối tuần, bạn có thể đặt độ trễ tự động của chúng trong Hộp thư. Cái gọi là Có thể đặt quy tắc "vuốt" để tự động lưu trữ, xóa hoặc lưu trữ cho bất kỳ tin nhắn nào.
Sức mạnh từ những điều nhỏ nhặt
Thay vì các giải pháp phức tạp, Mailbox cung cấp một môi trường đơn giản và gọn gàng, không làm phân tán bất kỳ yếu tố không cần thiết nào mà tập trung người dùng chủ yếu vào chính nội dung thư. Ngoài ra, cách tạo tin nhắn sẽ tạo ra cảm giác rằng bạn thậm chí không phải đang ở trong ứng dụng thư khách mà đang gửi tin nhắn cổ điển. Cảm giác này càng được nâng cao đặc biệt khi sử dụng Mailbox trên iPhone.
Xét cho cùng, việc sử dụng Mailbox kết hợp với iPhone và Mac là vô cùng hiệu quả, vì không có ứng dụng khách nào có thể cạnh tranh được với ứng dụng của Dropbox, đặc biệt là về tốc độ. Hộp thư không tải xuống các tin nhắn hoàn chỉnh như Mail.app, sau đó nó lưu trữ với số lượng ngày càng tăng mà chỉ tải xuống những phần thực sự cần thiết của văn bản và phần còn lại vẫn còn trên máy chủ Google hoặc Apple1. Điều này đảm bảo tốc độ tối đa khi tải xuống tin nhắn mới, đó là lý do tại sao không có nút cập nhật hộp thư đến trong Hộp thư. Ứng dụng duy trì liên lạc liên tục với máy chủ và gửi tin nhắn đến hộp thư ngay lập tức.
Đồng bộ hóa giữa iPhone và Mac cũng hoạt động đáng tin cậy và cực kỳ nhanh chóng, chẳng hạn như bạn sẽ nhận ra điều này với các bản nháp. Bạn viết tin nhắn trên máy Mac và tiếp tục tin nhắn đó trên iPhone ngay lập tức. Các bản nháp được Hộp thư xử lý rất thông minh – chúng không xuất hiện dưới dạng các thư riêng biệt trong thư mục bản nháp mà hoạt động như một phần của các cuộc hội thoại đã có sẵn. Vì vậy, nếu bạn bắt đầu viết thư trả lời trên máy Mac, nó sẽ vẫn ở đó ngay cả khi bạn đóng máy tính và bạn có thể tiếp tục viết trên iPhone của mình. Chỉ cần mở cuộc trò chuyện đó. Một nhược điểm nhỏ là các bản nháp như vậy chỉ hoạt động giữa các Hộp thư nên nếu vô tình truy cập vào hộp thư từ nơi khác, bạn sẽ không nhìn thấy các bản nháp.
Vẫn còn những trở ngại
Hộp thư không phải là giải pháp cho tất cả mọi người. Nhiều người có thể không cảm thấy thoải mái với nguyên tắc của Inbox Zero, nhưng những người thực hành nó, chẳng hạn như khi quản lý tác vụ, có thể nhanh chóng thích Mailbox. Sự xuất hiện của phiên bản Mac là chìa khóa cho khả năng sử dụng của ứng dụng, nếu không có nó thì việc chỉ sử dụng Hộp thư trên iPhone và/hoặc iPad sẽ không có ý nghĩa gì. Ngoài ra, phiên bản Mac đã được mở ra cho công chúng trong vài tuần kể từ khi thử nghiệm beta kín, mặc dù nó vẫn giữ biệt danh beta.
Nhờ đó, chúng ta thỉnh thoảng có thể gặp phải lỗi trong ứng dụng, chất lượng và độ tin cậy khi tìm kiếm trong các tin nhắn cũ cũng kém hơn, tuy nhiên, các nhà phát triển được cho là đang rất nỗ lực trong vấn đề này. Chỉ để tìm kiếm trong kho lưu trữ, đôi khi tôi buộc phải truy cập vào giao diện web của Gmail vì Hộp thư thậm chí không tải xuống tất cả các email.
Tuy nhiên, nhiều người sẽ gặp phải một vấn đề cơ bản khi khởi động Mailbox, hiện chỉ hỗ trợ Gmail và iCloud. Nếu bạn sử dụng Exchange cho email, bạn sẽ không gặp may, ngay cả khi bạn thích Hộp thư hơn. Tuy nhiên, cũng như một số ứng dụng e-mail khác, không có nguy cơ Dropbox sẽ từ bỏ ứng dụng của mình và ngừng phát triển nó, ngược lại, chúng ta có thể mong đợi sự phát triển hơn nữa của Hộp thư, hứa hẹn một cách quản lý dễ chịu hơn của e-mail không phổ biến.
- Trên máy chủ Google hoặc Apple vì Mailbox hiện chỉ hỗ trợ tài khoản Gmail và iCloud. ↩
Ừm. Cho đến khi nó có thể làm Exchange thì nó vô dụng với tôi.
Tôi sử dụng nó hàng ngày và tôi khá hài lòng.
Nhưng đúng là tôi luôn bật ứng dụng Thư gốc hoặc giao diện web Gmail để tìm kiếm, vì Hộp thư khá không đáng tin cậy về mặt đó (hy vọng là bây giờ).
Đôi khi, nó cũng hiển thị không chính xác tệp đính kèm PDF, chẳng hạn như từ Česká Spořitelna, xác nhận thanh toán ở dạng PDF, được tự động hiển thị dưới dạng văn bản đầy đủ trong nội dung email và email cũng xuất hiện dưới dạng không có tệp đính kèm.
Tuy nhiên, mặt khác, anh ấy đã giúp tôi sắp xếp một cách khéo léo đống email mà tôi đã tích lũy trong xx năm, vì vậy tôi rất hài lòng. Liên kết nhiều tài khoản cũng hoạt động tốt.
Tôi cũng sử dụng nó trên iPad/iPhone và tôi đang chờ Exchange, vì vậy hiện tại Airmail Beta trên Mac, tôi thực sự khuyên bạn nên dùng nó..
Thật không may, với hạn chế đó trên Gmail, sẽ hơi vô dụng nếu bạn đang sử dụng thư công ty...
Tôi có một câu hỏi, liệu có thể sắp xếp thư (thậm chí theo cách thủ công) vào các thư mục khác nhau hay không, tức là. ví dụ: bởi người nhận hoặc các thư mục được tạo thủ công?
Nếu không, có ai biết về một?
Tôi chủ yếu quan tâm đến môi trường iOS.
Cảm ơn
Có, sử dụng bộ lọc. Bạn tạo các hộp thư có tên người nhận và/hoặc nhóm và sử dụng các bộ lọc, nơi bạn nhập tham số cho từng bộ lọc bổ sung, sau đó e-mail sẽ đến nơi bạn muốn và được sắp xếp tự động.
Tôi xin lỗi vì sai lầm của tôi. Tôi quên nói rằng Gmail và iCloud là không đủ đối với tôi.
Tôi muốn một cái gì đó phổ quát. Tôi đã thử đấm bốc và anh ấy không thể làm được.
Tôi nghĩ các bộ lọc trong Mail.app trên Mac có thể được áp dụng cho bất kỳ hộp thư nào. Nhưng chúng chỉ được thực thi khi ứng dụng được khởi chạy và email được tải (chúng không chạy trên máy chủ)
Không chỉ vì Exchange, tôi vẫn sử dụng hệ thống Mail và tiện ích bổ sung MailHub – tiện ích bổ sung này sẽ giúp ích đáng kể trong việc sắp xếp và sắp xếp thư và thậm chí có thể đặt lời nhắc cho một thư cụ thể. Trên thực tế, nó có thể thực hiện các tính năng được mô tả ở đây và hơn thế nữa. Trên thực tế, tôi vẫn phải tìm một tiện ích bổ sung có thể hiển thị các tệp đính kèm email tách biệt với nội dung thư và khả năng mở tài liệu Word và Excel trực tiếp trong cửa sổ máy khách với tùy chọn sao chép nội dung (như trường hợp của MS Outlook) và tôi sẽ không bỏ lỡ bất cứ điều gì trong Thư: -)
Không có cái gì tương tự như MailHub cho iOS sao?
Sự khởi đầu với ứng dụng này khá khó xử đối với tôi. Nhưng khi chúng tôi có thể sắp xếp email trong thời gian ngắn, tôi bắt đầu thích ứng dụng này.
Điều làm tôi khó chịu là tôi không thể thiết lập các e-mail khác mà tôi đã gán cho gmail trong thời gian ca ngợi.
rất chậm trên iPhone 4 (iOS 7). Ngược lại, Mail.app cổ điển lại siêu nhanh. Vì vậy, tôi đã quay trở lại phiên bản cổ điển được điều chỉnh bằng hệ thống.
Có cách nào để làm việc với các email được gắn cờ từ Mail.app trong Hộp thư không? Sẽ rất hữu ích nếu tôi đạt được đồng bộ hóa với một thư mục tương đối mới để khắc phục vai trò bị gắn cờ. Trong quy trình làm việc hiện tại, tôi sắp xếp các email thành các phần được gắn cờ và cuối cùng.
Với tôi, có vẻ như ứng dụng này ngốn khá nhiều pin (ip5s với ios7). Có ai có trải nghiệm tương tự không?
tại sao tôi thấy 2700 email phía trên biểu tượng? ứng dụng không thể phân biệt giữa đã đọc và chưa đọc sao?
Đây là nguyên tắc không có hộp thư đến. Một tin nhắn chỉ được coi là đã được giải quyết khi nó được chuyển vào kho lưu trữ. Không có ích gì khi phân biệt tin nhắn đã đọc và tin nhắn chưa đọc mà chỉ đếm số tin nhắn trong hộp thư đến.
Tôi đã sử dụng ứng dụng này được khoảng một tháng và sự nhiệt tình ban đầu của tôi dần dần chuyển sang thất vọng. Ý tưởng rất hay nhưng ứng dụng này vẫn chưa được nhiều người yêu cầu. Tôi đặc biệt lo lắng về những điều sau – khi có một số lượng lớn email, iPhone 4s chạy iOS 7.1 cực kỳ chậm, khi tôi nhấp vào một tin nhắn trong chuỗi có nhiều cuộc trò chuyện, nó ngẫu nhiên bắt đầu cuộn ở đâu đó ở giữa văn bản và tôi không thể đính kèm bất kỳ tệp đính kèm nào trên ipad air (sau khi nhấp vào nút thích hợp, không có gì xảy ra). Nổi bật hôm nay là khi tôi soạn email trên iPhone, lưu vào bản nháp, một lúc sau quay lại trên iPad, viết xong, gửi đi thì mới biết bản nháp đã được gửi đi, không cần chỉnh sửa gì thêm. Tôi khá chắc chắn rằng tôi đã gửi toàn bộ tin nhắn. Vì vậy, tôi đang tìm kiếm một giải pháp thay thế đã được chứng minh. Có ai đã giải quyết được vấn đề tương tự chưa?