Libor Kubin Gần đây đã có rất nhiều cuộc thảo luận về phương pháp GTD - Hoàn thành công việc, giúp mọi người làm việc hiệu quả hơn, quản lý công việc và cuộc sống cá nhân của họ. Vào ngày 27 tháng 1, hội nghị đầu tiên về phương pháp này sẽ diễn ra tại Cộng hòa Séc và Jablíčkař.cz đã mời một trong những người nổi tiếng nhất đến phỏng vấn. Lukáš Gregor, giáo viên, biên tập viên, blogger và giảng viên GTD.
Xin chào, Lukas. Hãy nói rằng tôi chưa bao giờ nghe nói về GTD. Bạn có thể cho chúng tôi biết, với tư cách là cư sĩ, điều này nói về điều gì không?
Phương pháp Hoàn thành công việc là một công cụ cho phép chúng ta làm việc hiệu quả hơn nhiều. Nó dựa trên thực tế rằng, mặc dù bộ não là một cơ quan hấp dẫn nhưng nó có những hạn chế nhất định mà chính chúng ta tẩy chay (hoặc không nhận thức được). Ví dụ, bằng cách làm ngập lụt hay đúng hơn là làm cỏ vì những lý do hoàn toàn không thể hiểu được. Trong trạng thái như vậy, nó khó có thể phát huy hết khả năng của mình trong quá trình sáng tạo, khi suy nghĩ, khi học tập và thậm chí không thể nghỉ ngơi đầy đủ. Nếu chúng ta giúp đỡ cái đầu của mình khỏi chấn lưu (nghĩa là: từ những thứ chúng ta không thực sự cần phải mang trong đầu), chúng ta thực hiện bước đầu tiên để trở nên hiệu quả.
Và phương pháp GTD đưa ra hướng dẫn chỉ trong vài bước để đạt được trạng thái bình tĩnh và khả năng tập trung đó. Cách giải tỏa đầu óc bằng cách ngủ lại mặt hàng vào cái gọi là hộp thư và cách sắp xếp tất cả các dự án và "nhiệm vụ" của bạn, dù là cá nhân hay liên quan đến công việc, thành một hệ thống rõ ràng.
Phương pháp này dành cho ai, nó có thể giúp ích cho ai?
Miệng tôi đang tưới nước vì nó phù hợp cho mỗi, nó có nhược điểm của nó. Nếu tôi xem xét nó thông qua các loại công việc khác nhau, những công việc chủ yếu dựa vào tính nhạy bén và phản ứng với môi trường (ví dụ: lính cứu hỏa, bác sĩ, cũng như các bộ phận hỗ trợ kỹ thuật khác nhau, người trực điện thoại...) sẽ chỉ có thể sử dụng một phần của phương pháp, hoặc đơn giản là họ sẽ sử dụng phương pháp đó để phát triển cá nhân, trình độ cá nhân của mình. Và nó cũng không phải là phương pháp dành cho tất cả mọi người vì có những người thấy bất kỳ trật tự, hệ thống hóa nào cũng đáng sợ hoặc đơn giản là làm họ tê liệt hơn cả sự hỗn loạn.
Và thực ra còn một hạng mục nữa - nó chắc chắn không dành cho những người dồn mọi rắc rối của mình vào phương pháp bằng ý chí yếu đuối của mình, nghĩ rằng nó sẽ tự giúp họ, thậm chí có thể dẫn đến một cuộc sống hạnh phúc hơn...
Tất cả những nhóm người khác đều có thể bắt đầu với GTD.
Có phương pháp nào khác tương tự không? Nếu vậy, bạn so sánh chúng với GTD như thế nào?
Cần phải làm sáng tỏ phần nào GTD. Nếu không đi sâu vào lịch sử cân nhắc về năng suất, có thể hiểu rằng đã có những nỗ lực giải quyết các vấn đề quản lý thời gian trong một thời gian dài (vâng, từ thời Hy Lạp cổ đại). Mặc dù GTD không đề cập trực tiếp đến vấn đề này nhưng nó cũng không phải là một phép lạ mới nào đó, một loại thuốc mà David Allen có thể đã bất ngờ phát minh ra thông qua các thí nghiệm điên cuồng trong phòng thí nghiệm. Phương pháp này mang nhiều ý nghĩa thông thường hơn là thử nghiệm, thậm chí tôi còn dị giáo dám nói rằng nhãn hiệu đó phương pháp nó gây hại cho cô ấy theo một cách nào đó, và tôi chỉ nhấn mạnh khía cạnh đó Công cụ a trình tự các bước logic, có thể giúp ích.
Tôi chỉ gợi ý rằng chắc chắn có những cái tương tự phương pháp, những cách tiếp cận nói về cách tốt nhất để sắp xếp "nghĩa vụ" của bạn, một số có những phương pháp như vậy mà không cần đọc từ đâu, họ chỉ nghĩ ra. (Thật tình cờ, phụ nữ lại dẫn đầu theo hướng này.) Nhưng nếu tôi tìm được người khác ngay lập tức dụng cụ, áp dụng trực tiếp cho GTD, chắc chắn đó sẽ là phương pháp ZTD (Zen To Done, dịch là Zen và thực hiện tại đây). Đó là một giải pháp phù hợp nếu một người đã ngửi thấy GTD và bắt đầu giải quyết vấn đề sắp xếp thứ tự ưu tiên của các nhiệm vụ, bởi vì Leo Babauta đã kết hợp GTD với cách tiếp cận của Stephen Covey và xây dựng mọi thứ theo cách đơn giản. Hoặc một giải pháp phù hợp nếu anh ta không muốn giải GTD, thậm chí không muốn đọc Covey, anh ta giống một người làm nghề tự do hơn, một người sống tối giản hơn.
Vậy bước đầu tiên trên con đường đến với GTD là gì nếu tôi nhận ra rằng mình muốn làm điều gì đó với thời gian và công việc của mình?
Tôi luôn khuyên người mới bắt đầu nên tập thường xuyên ít nhất hai, ba giờ để hoàn toàn yên tâm. Chơi một vài bản nhạc hay, có thể mở một chai rượu vang. Lấy một tờ giấy và viết tất cả chúng lên đó, bằng dấu đầu dòng hoặc sử dụng bản đồ tư duy dự án, mà họ hiện đang làm việc. Tận dụng tối đa đầu của bạn. Có lẽ những lĩnh vực được gọi là sở thích (= vai trò) mà tôi thích sử dụng, chẳng hạn như nhân viên, chồng, cha, vận động viên... và các dự án cá nhân hoặc nhóm/danh sách việc cần làm, cũng sẽ hữu ích.
Tại sao những thứ này? Rốt cuộc, một khi bạn đã hiểu được những điều cơ bản này, bạn sẽ có thể bắt đầu thực hành GTD. Bắt đầu trì hoãn, ghi lại tác nhân kích thích đến và sau đó giao nó cho dự án mà bạn đã đánh dấu khi sắp xếp.
Nhưng câu hỏi cũng bao gồm làm điều gì đó với thời gian của bạn. Theo hướng này, GTD không hẳn là phù hợp nhất, hoặc cô ấy tạo ra nền tảng, nền tảng, nhưng đó không phải là việc lập kế hoạch. Ở đây tôi khuyên bạn nên chọn một cuốn sách Điều quan trọng nhất đầu tiên, hoặc đơn giản là dừng lại, hít một hơi và nghĩ xem mình đang ở đâu, mình muốn đi đâu, mình đang làm gì cho việc đó... Đúng hơn là một cuộc tranh luận khác, nhưng GTD sẽ cho phép một người dừng lại và thực hiện một hơi thở.
Tôi cần những gì để sử dụng GTD? Tôi có cần mua dụng cụ gì không? Bạn muốn giới thiệu gì?
Tất nhiên, phương pháp này chủ yếu liên quan đến thói quen thích hợp, nhưng tôi sẽ không đánh giá thấp việc lựa chọn công cụ, bởi vì nó cũng ảnh hưởng đến mức độ chúng ta có thể sống chung với phương pháp đó. Đặc biệt là trong thời gian đầu, khi bạn mới xây dựng niềm tin vào phương pháp này, một công cụ tốt là rất quan trọng. Tôi có thể giới thiệu một số ứng dụng chuyên biệt, nhưng tôi sẽ cẩn thận hơn. Đối với những người mới bắt đầu, tôi đã có trải nghiệm tốt với Wunderlist, một "danh sách việc cần làm phức tạp hơn", nhưng một số quy trình có thể được thử và học trên đó.
Nhưng một số người cảm thấy thoải mái hơn nhiều với giải pháp giấy, giải pháp này có sức hấp dẫn nhưng cũng có những hạn chế, nó chắc chắn không linh hoạt khi tìm kiếm và lọc các tác vụ.
Tại sao phương pháp này có nhiều ứng dụng phần mềm cho Apple hơn cho Windows? Thực tế này có thể hiện dưới bất kỳ hình thức nào đối với những người quan tâm đến phương pháp này không?
Ưu đãi dành cho Windows không hề nhỏ mà chủ yếu là các công cụ tồn tại chứ không được sử dụng. Sự phổ biến của các ứng dụng GTD cho nền tảng Apple cũng có thể bắt nguồn từ các nhóm làm việc với phương pháp này - họ thường là những người làm việc tự do hoặc những người làm trong lĩnh vực CNTT. Và nếu chúng ta bước vào thế giới doanh nghiệp, có thể sử dụng Outlook trực tiếp cho GTD.
Có sự khác biệt nào giữa việc sử dụng GTD cho sinh viên, người quản lý CNTT, bà mẹ nội trợ hay thậm chí là người cao tuổi không?
Không phải về nguyên tắc. Chỉ có các dự án là khác nhau, đối với một số dự án, việc phân chia chi tiết hơn thành các bước riêng lẻ sẽ chiếm ưu thế, trong khi đối với những dự án khác, làm việc theo thói quen sẽ chiếm ưu thế. Đây chính xác là sức mạnh của GTD, tính phổ quát của nó.
Điều gì làm cho phương pháp GTD trở nên độc đáo đến mức nó ngày càng thu hút được nhiều người hâm mộ mới?
Tôi đang trả lời một phần điều này qua các câu trả lời trước cho các câu hỏi. GTD dựa trên lẽ thường, tôn trọng chức năng (và những hạn chế) của bộ não, thể hiện một quy trình sắp xếp mọi thứ và đây không chỉ là nhiệm vụ mà còn là cách bố trí văn phòng hoặc đồ vật trong xưởng. Nó rất phổ biến và chắc chắn có thể giúp ích ngay sau khi cấy ghép, đây là một lợi thế lớn mà tôi thấy. Kết quả là hữu hình và ngay lập tức, đó là những gì người ta cần. Ngoài ra, bạn có thể bắt đầu làm việc với nó ngay cả trong thời gian báo chí. Nếu bạn đang có ý định bắt đầu nghĩ về sứ mệnh của mình, điều đó sẽ thực sự khá khó khăn trước hàng loạt deadline dồn dập.
Tôi sẽ cẩn thận với từ đó độc nhất, Tôi thà coi đó là điểm mạnh của cô ấy. Cho dù nó có độc đáo hay không, tôi sẽ để lại điều đó cho những ai quan tâm. Tôi thấy thật hợp lý khi GTD chỉ đến khi tôi cần, giúp đỡ tôi và đó là lý do tại sao tôi truyền bá nó rộng rãi hơn.
GTD trông như thế nào bên ngoài Cộng hòa Séc? Nó thế nào ở nước xuất xứ của nó, Hoa Kỳ?
Tất cả những gì tôi có thể nói là mức độ phổ biến và nhận thức ở phương Tây dường như cao hơn ở đây. Nhưng tôi không đặc biệt theo dõi nó, tôi thực sự không có nhiều lý do để làm vậy. Đối với tôi, kinh nghiệm của bản thân và kinh nghiệm của những người liên hệ với tôi, những người đọc trang web, là quan trọng mitvsehotovo.cz, hoặc những người đã trải qua khóa đào tạo của tôi. Tôi đọc và duyệt các blog chuyên ngành từ nước ngoài, nhưng việc lập bản đồ trạng thái GTD trên thế giới là một lĩnh vực nằm ngoài nhu cầu của tôi vào lúc này.
Ngược lại, cộng đồng fan GTD ở Séc như thế nào?
Tôi thấy mình đang sống trong một thực tế có phần méo mó. Được bao quanh bởi một số người dùng GTD, tôi có ấn tượng rằng rốt cuộc thì đó là một thứ gì đó quá quen thuộc! Nhưng này, đại đa số thế giới xung quanh tôi chưa bao giờ nghe đến GTD và cùng lắm chỉ có thể dùng từ này quản lý thời gian.
Và cũng có một nhóm người kỳ lạ cho rằng GTD đang bị biến thành một tôn giáo, nhưng tôi thực sự không biết cảm giác đó đến từ đâu. Bởi vì ai đó sử dụng nó đang chia sẻ kinh nghiệm của họ hoặc đang tìm kiếm lời khuyên và lời khuyên từ người khác?
Không thể đánh giá quá cao quy mô của cộng đồng người hâm mộ GTD ở Cộng hòa Séc. 376 người trả lời đã trả lời một bảng câu hỏi chuyên ngành được tạo ra như một phần của luận văn tốt nghiệp, điều này khiến chúng tôi rất ngạc nhiên. Trang web Mítvšehotovo.cz được khoảng 12 nghìn cá nhân truy cập mỗi tuần, nhưng trang web này đã mở rộng về mặt khái niệm để bao gồm các lĩnh vực phát triển cá nhân khác, vì vậy con số này không thể được coi là câu trả lời cho sự quan tâm đến GTD ở Cộng hòa Séc.
Bạn tham gia vào tổ chức Hội nghị GTD lần thứ nhất tại đây. Tại sao hội nghị được tạo ra?
Tôi nhận thấy hầu hết hai động lực cơ bản thúc đẩy các hội nghị: a) tạo điều kiện cho cuộc gặp gỡ của một cộng đồng nhất định, làm giàu cho nhau, b) thu hút những người không được đánh dấu, những người bên ngoài vòng kết nối đó và mở rộng tầm nhìn của họ bằng một điều gì đó, thậm chí có thể để giáo dục...
Người mới bắt đầu hoặc người chưa hiểu rõ về GTD có thể tham dự hội nghị không? Anh ấy sẽ không cảm thấy lạc lõng ở đó chứ?
Ngược lại, tôi tin rằng hội nghị này rất vui được chào đón những người mới bắt đầu hoặc những người chưa quen. Mục đích của chúng tôi không phải - như một số người buộc tội chúng tôi - nhằm tăng cường giáo phái GTD, mà là nói về năng suất và hiệu quả, tìm cách sắp xếp mọi việc ngăn nắp, cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân, v.v. Và để làm được điều này, cần có tầm nhìn của những người chưa từng nghe đến bất kỳ phương pháp nào hoặc vẫn đang tìm kiếm chúng. Nhân tiện - tôi vẫn là người tìm kiếm, mặc dù tôi đào tạo GTD.
Cố gắng thu hút độc giả của chúng tôi đến hội nghị. Tại sao họ nên đến thăm cô ấy?
Trực giác mách bảo tôi rằng mọi việc sẽ diễn ra trong một bầu không khí rất dễ chịu. Môi trường rất đẹp, đội ngũ tổ chức gần gũi với tôi về mặt con người, giảng viên và khách mời đều có chất lượng cao, họ nói phải có đồ uống và thức ăn tuyệt vời... Chà, tôi nghĩ đơn giản nó sẽ là một buổi tuyệt vời ngày!
Bạn sẽ nói gì với những người không thể theo kịp nhiệm vụ trong cuộc sống công việc và muốn có một chút trật tự trong cuộc sống riêng tư của họ?
Alpha và omega là sự nhận thức về giá trị quý giá của món quà mà chúng ta đã nhận được và chúng ta tiếp tục nhận được, sau mỗi lần thức tỉnh một ngày mới. Rằng chúng ta là, chúng ta đang sống. Chúng ta sống trong một không gian nhất định và trong một thời gian nhất định. Và chính xác thì thời gian đó là một đại lượng còn rất nhiều điều chưa biết nên chúng ta nên theo dõi nó nhiều hơn nữa. Chúng ta có thể tiết kiệm tiền, chúng ta cũng có thể vay tiền từ ai đó, thời gian cứ thế trôi qua, bất kể chúng ta nghĩ về nó bao nhiêu. Sẽ thật tuyệt nếu chúng ta biết ơn và trân trọng anh ấy. Chỉ khi đó việc tổ chức và lập kế hoạch mới có ý nghĩa và thực sự hiệu quả.
Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về phương pháp GTD, bạn có thể đến xem hội nghị GTD lần thứ nhất tại Cộng hòa Séc với sự tham gia của rất nhiều diễn giả và giảng viên giỏi nhất trong lĩnh vực phương pháp này. Trang web hội nghị và khả năng đăng ký có thể được tìm thấy dưới đây bằng liên kết này.
Lukas, cảm ơn bạn vì cuộc phỏng vấn.
