Jiří Filip Thông điệp thương mại: Ưu đãi hiện nay trên thị trường dành cho hệ thống quản lý doanh nghiệp nhỏ thực sự rất rộng. Đồng thời, việc lựa chọn phần mềm phù hợp là một quyết định thực sự quan trọng. Rốt cuộc, bạn không muốn sau vài tuần phát hiện ra mình đã đưa ra lựa chọn không phù hợp, hãy chuyển sang ứng dụng khác và đào tạo toàn bộ nhóm ngay từ đầu. Vậy làm cách nào để bạn điều hướng thị trường đông đúc và chọn phần mềm sẽ phát triển cùng bạn trong khi vẫn theo kịp các xu hướng mới nhất?
Hãy xem các mẹo của chúng tôi về cách chọn hệ thống tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn và những yêu cầu mà phần mềm thông tin cần đáp ứng.
Tại sao nên sử dụng hệ thống quản lý doanh nghiệp nhỏ?
Có nhiều lý do tại sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm doanh nghiệp. Không chỉ các công ty lớn, nơi mà việc duy trì tổ chức trong toàn bộ công ty và tất cả các nhóm là điều đương nhiên. Mà còn đối với các công ty nhỏ, nơi mà công cụ quản lý kinh doanh như vậy có thể là một công cụ mạnh mẽ để cải thiện quy trình của công ty. Điều này dẫn đến sự gia tăng khả năng cạnh tranh và thành công của công ty trong dài hạn..
Có thể bạn đang ở trong tình huống công ty của bạn đã sử dụng một số công cụ... một dành cho lập hóa đơn, một dành cho giao tiếp, bạn quản lý dòng tiền trong Excel, trong Excel kia, bạn có danh sách khách hàng, lịch, báo cáo và phần còn lại trên giấy . Nếu giải pháp này có vẻ hơi hỗn loạn đối với bạn thì hãy tìm một hệ thống toàn diện hơn đáp ứng hầu hết các nhu cầu quản lý doanh nghiệp của bạn ở một nơi.
Những lý do chính tại sao ngay cả các công ty nhỏ cũng nên triển khai hệ thống quản lý công ty:
- Nâng cao hiệu quả và năng suất: Hiệu quả hệ thống thông tin doanh nghiệp cho phép tự động hóa các quy trình, giảm lỗi trong quá trình nhập hoặc sao chép dữ liệu thủ công và tiết kiệm đáng kể thời gian. Điều này dẫn đến cải thiện hiệu quả và năng suất của người lao động và tăng hiệu suất của công ty.
- Quản lý thời gian tốt hơn: Hệ thống quản lý doanh nghiệp giúp việc lập kế hoạch và sắp xếp thời gian, nhiệm vụ và dự án dễ dàng hơn, cho phép nhân viên tập trung hơn vào công việc và giảm căng thẳng.
- Chia sẻ và quản lý thông tin hiệu quả hơn: Hệ thống thông tin quản lý giúp quản lý dữ liệu và thông tin, đồng thời cho phép truy cập và chia sẻ dữ liệu tốt hơn giữa các phòng ban và nhân viên khác nhau. Điều này dẫn đến sự hợp tác được cải thiện giữa các nhân viên, cộng với việc bạn có tất cả các tài liệu quan trọng ở một nơi và điều đó có nghĩa là không còn phải tìm kiếm giấy tờ một cách điên cuồng nữa.
- Đưa ra quyết định chính xác hơn và nhanh hơn: Hệ thống quản lý của công ty cung cấp thông tin theo thời gian thực về tình trạng các dự án và hoạt động của công ty, cho phép đưa ra quyết định nhanh hơn và sáng suốt hơn.
- Giảm chi phí:Hệ thống thông tin dành cho doanh nghiệp nhỏ cho phép lập kế hoạch và kiểm soát thu nhập và chi phí tốt hơn, đồng thời giúp xác định các lĩnh vực có thể giảm chi phí.
Những chức năng nào cần tìm trong hệ thống quản lý công ty?
Tự động hóa
Hệ thống quản lý doanh nghiệp phải cho phép tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại hoặc các hoạt động đơn giản để giảm thiểu sai sót và lãng phí thời gian cho các nhiệm vụ lặp đi lặp lại. Tự động hóa có thể bao gồm, ví dụ: lập hóa đơn định kỳ, nhắc nhở thanh toán, gửi email tự động, tạo báo cáo hoặc tạo nhiệm vụ hoặc dự án từ các mẫu. Bằng cách này, có thể giảm bớt gánh nặng cho nhân viên, giảm sai sót và cải thiện hiệu quả công việc.
Lưu trữ dữ liệu đám mây
Việc sử dụng lưu trữ dữ liệu đám mây có thể cho phép chia sẻ dữ liệu dễ dàng và an toàn hơn trong công ty, mọi thứ đều rõ ràng ở một nơi. Nó cũng cho phép truy cập dữ liệu từ mọi nơi và mọi lúc, giúp tăng hiệu quả công việc và cho phép trao đổi thông tin nhanh chóng. Ví dụ: lưu trữ dữ liệu trên đám mây cũng sẽ được đánh giá cao bởi tất cả các công ty nơi các thành viên trong nhóm làm việc tại văn phòng tại nhà.
Quản lý tác vụ
Phần mềm quản lý doanh nghiệp phải cho phép dễ dàng theo dõi và quản lý các nhiệm vụ cũng như thời hạn của chúng. Điều này có thể bao gồm, ví dụ: lên lịch và phân công nhiệm vụ, theo dõi trạng thái hoàn thành nhiệm vụ và nhắc nhở bạn về các nhiệm vụ đang chờ xử lý. Nhờ đó, các thành viên trong nhóm có thể phân công công việc hiệu quả hơn, giám sát khối lượng công việc và hoàn thành mọi nhiệm vụ được giao đúng thời hạn.
Quản lý dự án
Hệ thống quản lý của công ty phải cho phép quản lý dự án hiệu quả, bao gồm lập kế hoạch, điều phối và giám sát tiến độ dự án. Điều này bao gồm, ví dụ, lập kế hoạch ngân sách, hiệu quả và lợi nhuận của các dự án. Hệ thống như vậy cho phép công ty quản lý các dự án của mình tốt hơn và đạt được kết quả và lợi nhuận tốt hơn.
Lý tưởng nhất là công cụ được chọn phải cung cấp nhiều tùy chọn để trình bày đồ họa của dự án, chẳng hạn như bảng Kanban, biểu đồ Gantt hoặc tổng quan dạng bảng để hình dung rõ ràng về dự án, ngân sách, phân công nhiệm vụ, trạng thái và tiến độ.
CRM
Phần mềm kinh doanh cũng nên bao gồm các công cụ quản lý quan hệ khách hàng (CRM). Điều này cho phép công ty giao tiếp hiệu quả hơn với khách hàng và quản lý tốt hơn các yêu cầu của họ.
Nếu hệ thống cho phép bạn điều chỉnh CRM với các quy trình khác, chẳng hạn như quản lý dự án, lập hóa đơn, quản lý hợp đồng hoặc lập kế hoạch dòng tiền, trong một nền tảng quản lý kinh doanh duy nhất, bạn có thể nhìn thấy khách hàng của mình từ góc nhìn 360°.
Quản lý khối lượng công việc của nhân viên
Chức năng quản lý khối lượng công việc của nhân viên sẽ giúp bạn phân bổ công việc hiệu quả hơn giữa từng thành viên trong nhóm và từ đó đạt được khối lượng công việc tối ưu của họ. Hệ thống thông tin của công ty phải cho phép lập kế hoạch về thời gian và nhiệm vụ theo cách được phân bổ công bằng và nhân viên được làm việc đầy đủ theo khả năng và hiệu suất công việc của họ. Đồng thời, nên hệ thống có thể giám sát tải và nếu cần, hãy đưa ra giải pháp phù hợp, chẳng hạn như phân bổ lại nhiệm vụ hoặc tăng số lượng nhân viên trong nhóm nhất định. Nó sẽ cho phép tăng năng suất và sự hài lòng của nhân viên, góp phần vào sự thành công lâu dài của công ty.
Mẹo chọn phần mềm tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ
Khi chọn phần mềm dành cho doanh nghiệp nhỏ, điều quan trọng là phải xác định nhu cầu và xem xét ngân sách của bạn.
Đồng thời xem xét tính dễ triển khai và sử dụng của phần mềm, khả năng tích hợp với các hệ thống và phần mềm khác, ứng dụng di động và mức độ phức tạp của các tính năng.
1. Xác định nhu cầu của bạn:
Trước khi bạn bắt đầu tìm kiếm phần mềm phù hợp, hãy xem xét những chức năng và tính năng bạn cần để quản lý doanh nghiệp của mình.
Hãy nhớ rằng một số phần mềm cung cấp các tính năng chuyên dụng cho một số ngành nhất định, trong khi những phần mềm khác mang tính phổ quát và có thể điều chỉnh cho phù hợp với nhu cầu của các ngành khác nhau.
2. Dễ dàng cài đặt và sử dụng phần mềm:
Hãy cân nhắc xem bạn có thể triển khai phần mềm mới trong doanh nghiệp của mình nhanh như thế nào và nó dễ sử dụng như thế nào.
Việc tìm kiếm phần mềm có giao diện trực quan và thiết lập dễ dàng có thể tiết kiệm thời gian và giảm thiểu việc đào tạo nhân viên. Lý tưởng nhất là phần mềm có sẵn các video hướng dẫn và đào tạo trực tuyến để giúp bạn đào tạo hoặc cung cấp các tư vấn để bạn có thể tư vấn về việc triển khai hệ thống trong công ty của mình.
3. Giải pháp có chức năng quản lý tài chính:
Một giải pháp phần mềm tiên tiến hơn với chức năng quản lý tài chính có thể giúp các doanh nghiệp nhỏ theo dõi và quản lý hoạt động tài chính. Điều này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về thu nhập và chi phí trong thời điểm hiện tại và trong tương lai gần hoặc việc hoàn thành ngân sách. Bạn có thể dự đoán diễn biến của dòng tiền trong những tháng tới, khả năng sinh lời của các dự án và những điểm yếu khiến tiền bị rò rỉ một cách không cần thiết trong công ty.
4. Khả năng tích hợp với các hệ thống và phần mềm khác:
Xem xét những phần mềm khác mà bạn sử dụng và liệu phần mềm mới có tương thích và có thể dễ dàng tích hợp với các hệ thống khác hay không. Do đó, một giao diện lập trình có thể truy cập (API) là chìa khóa. Make cũng là một nền tảng tích hợp phổ biến, cho phép tích hợp và tự động hóa nâng cao.
Việc tìm kiếm phần mềm có tính năng nhập và xuất dữ liệu có thể giúp công việc của bạn dễ dàng hơn và giảm thiểu việc nhập dữ liệu thủ công.
5. Xem xét ngân sách của bạn:
Khi chọn phần mềm, hãy xem xét ngân sách của bạn và cố gắng tìm giải pháp đáp ứng nhu cầu và giá cả phải chăng cho doanh nghiệp của bạn.
Hãy cẩn thận khi so sánh các báo giá và xem xét liệu các tính năng bổ sung có xứng đáng với mức giá cao hơn hay không. Phiên bản dùng thử miễn phí là điều đương nhiên.
6. Ứng dụng di động bao gồm:
Tính khả dụng của phiên bản di động của hệ thống quản lý doanh nghiệp cho phép bạn và nhân viên của mình luôn kết nối và phản hồi nhanh chóng khi đang di chuyển, bất kể vị trí và thiết bị hiện tại. Điều này đặc biệt quan trọng khi nói đến việc quản lý các nhóm và hoạt động kết hợp và từ xa.
Hãy nhớ rằng ứng dụng di động phải dễ sử dụng và có sẵn trên các hệ điều hành khác nhau.
7. Chức năng báo cáo toàn diện:
Giải pháp phần mềm với chức năng báo cáo toàn diện có thể giúp các doanh nghiệp nhỏ theo dõi và phân tích hiệu quả kinh doanh, theo dõi hiệu quả các hoạt động, dự án, chiến dịch để có thể ứng phó linh hoạt với các tình huống phát sinh.
Lý tưởng nhất là phần mềm của công ty bạn sẽ cung cấp những hiểu biết có giá trị về hiệu quả tài chính của bạn, tiến độ các dự án và nhiệm vụ, năng lực và việc sử dụng nhân viên, v.v. Ngoài ra, giải pháp nâng cao cho phép bạn tạo báo cáo đồ họa của riêng mình và đặt các tiêu chí khác nhau để tổng hợp và sắp xếp dữ liệu.
8. Chức năng giao tiếp của các bộ phận:
Việc tìm kiếm những phần mềm có tính năng giao tiếp như công cụ chat hay chia sẻ file có thể giúp doanh nghiệp quản lý thông tin liên lạc nội bộ một cách hiệu quả.
Ngoài ra, việc tìm kiếm phần mềm có thể tích hợp với các công cụ giao tiếp khác như gọi điện video có thể hữu ích để cộng tác nhóm dễ dàng.
Đã được chọn chưa?
Là chủ doanh nghiệp nhỏ, chúng ta có rất nhiều việc phải giải quyết và thường không dễ để kết hợp mọi thứ lại với nhau. Giải pháp phần mềm phù hợp để quản lý doanh nghiệp của bạn có thể mang lại cho bạn lợi thế lớn so với đối thủ cạnh tranh. Bạn sẽ đột nhiên có được cái nhìn tổng quan - về các đơn đặt hàng, nhiệm vụ cũng như thời hạn, khách hàng và giao tiếp với họ, dòng tiền và khối lượng công việc của từng thành viên trong nhóm. Bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian dành cho những công việc lặp đi lặp lại với giá trị gia tăng thấp. Thay vào đó, bạn có thể tập trung năng lượng vào sự đổi mới và các giải pháp giúp doanh nghiệp của bạn tiến lên phía trước.
Tác giả: Caflou - Hệ thống quản lý tất cả trong một dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Caflou sẽ giúp bạn quản lý hiệu quả toàn bộ công ty và tài chính của công ty. Nó sẽ cho phép bạn theo dõi dòng tiền và dự đoán sự phát triển trong tương lai của nó. Bạn sẽ thoát khỏi công việc thường ngày, giảm tỷ lệ lỗi, cải thiện tinh thần đồng đội và tăng hiệu suất của công ty. Tất cả ở một địa điểm. Từ bất cứ nơi nào và ở một mức giá phải chăng.
