Đóng quảng cáo

Chào mừng bạn đến với chuỗi bài viết ngắn về một ứng dụng GTD tuyệt vời lấy nét toàn diện từ Tập đoàn Omni. Loạt bài này sẽ bao gồm ba phần, trước tiên chúng tôi sẽ phân tích chi tiết phiên bản dành cho iPhone, Mac và phần cuối cùng, chúng tôi sẽ so sánh công cụ năng suất này với các sản phẩm cạnh tranh.

OmniFocus là một trong những ứng dụng GTD nổi tiếng nhất. Nó đã có mặt trên thị trường từ năm 2008, khi phiên bản Mac lần đầu tiên được phát hành và vài tháng sau, ứng dụng dành cho iOS (iPhone/iPod touch) đã được xuất bản. Kể từ khi phát hành, OmniFocus đã có được một lượng lớn người hâm mộ cũng như những người gièm pha.

Tuy nhiên, nếu bạn hỏi bất kỳ người dùng sản phẩm Apple nào họ biết 3 ứng dụng GTD nào trên iPhone/iPad/Mac thì OmniFocus chắc chắn sẽ là một trong những công cụ được đề cập. Nó cũng ủng hộ việc giành được "Giải thưởng Thiết kế Apple cho Ứng dụng Năng suất iPhone Tốt nhất" vào năm 2008 hoặc thực tế là nó được chính David Allen, người tạo ra phương pháp GTD, coi là một công cụ chính thức.

Vì vậy, chúng ta hãy xem xét kỹ hơn về phiên bản iPhone. Ở lần ra mắt đầu tiên, chúng ta sẽ thấy mình đang ở trong cái gọi là menu "trang chủ" (menu thứ 1 ở bảng dưới cùng), nơi bạn sẽ dành phần lớn thời gian cho OmniFocus.

Trong đó chúng tôi tìm thấy: Hộp thư đến, Dự án, Bối cảnh, Do sớm, Quá hạn, Đã gắn cờ, Tìm kiếm, Quan điểm (không bắt buộc).

Hộp thư đến là một hộp thư đến, hoặc một nơi mà bạn đặt mọi thứ xuất hiện trong đầu để làm đầu óc nhẹ nhõm hơn. Việc lưu các tác vụ trong OmniFocus vào hộp thư đến của bạn rất dễ dàng. Ngoài ra, để lưu mục vào hộp thư đến, bạn chỉ cần điền tên và có thể điền các thông số khác sau. Chúng bao gồm, ví dụ:

  • Bối cảnh – đại diện cho một loại danh mục mà bạn đặt nhiệm vụ vào đó, ví dụ: ở nhà, văn phòng, trên máy tính, ý tưởng, mua hàng, việc vặt, v.v.
  • Dự án – phân công các hạng mục cho các dự án riêng lẻ.
  • Bắt đầu, đến hạn – thời điểm nhiệm vụ bắt đầu hoặc thời điểm nó liên quan.
  • Flag – gắn cờ các mục, sau khi gán cờ, nhiệm vụ sẽ hiển thị ở phần Đã gắn cờ.

Bạn cũng có thể đặt các đầu vào riêng lẻsự lặp lại hoặc kết nối với họ ghi nhớ giọng nói, ghi chú văn bản liệu nhiếp ảnhi. Vì vậy có một số lựa chọn. Theo ý kiến ​​của tôi, chúng là quan trọng nhất bối cảnh, dự án, cuối cùng hai. Ngoài ra, ba thuộc tính này giúp bạn dễ dàng tìm đường trong ứng dụng, bao gồm cả tìm kiếm.

Họ theo dõi Inbox trong menu "home" dự án. Đúng như tên gọi, tại đây chúng ta có thể tìm thấy tất cả các dự án bạn đã tạo. Nếu bạn muốn tìm kiếm một mục, bạn có thể duyệt trực tiếp từng dự án hoặc chọn một tùy chọn Tất cả Tác vụ, khi đó bạn sẽ thấy tất cả các nhiệm vụ được sắp xếp theo từng dự án.

Việc tìm kiếm trong các công trình đã được đề cập trên cùng một nguyên tắc danh mục (Bối cảnh).

Phần này hữu ích ở chỗ, chẳng hạn, nếu bạn đang mua sắm trong thành phố, bạn có thể xem bối cảnh mua sắm và biết ngay những gì bạn cần mua. Tất nhiên, có thể xảy ra trường hợp bạn không gán bất kỳ ngữ cảnh nào cho nhiệm vụ. Đó không phải là vấn đề gì cả, OmniFocus xử lý rất thông minh, sau khi “mở” phần Contexts kéo xuống dưới để xem phần còn lại của các mục chưa được gán.

Do sớm trình bày các nhiệm vụ ngắn hạn mà bạn có thể đặt ra trong 24 giờ, 2 ngày, 3 ngày, 4 ngày, 5 ngày, 1 tuần. Quá hạn có nghĩa là vượt quá thời gian quy định cho nhiệm vụ.

Menu thứ 2 trên bảng điều khiển là Vị trí GPS. Vị trí có thể dễ dàng được thêm vào từng ngữ cảnh riêng lẻ theo địa chỉ hoặc vị trí hiện tại. Đặt vị trí là tốt, ví dụ, sau khi xem bản đồ, bạn có thể dễ dàng nhận ra các nhiệm vụ nhất định thuộc về địa điểm nào. Tuy nhiên, đối với tôi, tính năng này có vẻ khá bổ sung và không quá quan trọng, nhưng chắc chắn có nhiều người dùng sử dụng nó một cách hiệu quả. OmniFocus sử dụng bản đồ Google để hiển thị vị trí đã đặt.

Ưu đãi thứ 3 là đồng bộ hóa. Điều này thể hiện một lợi thế cạnh tranh rất lớn cho OmniFocus, điều mà các ứng dụng khác đang cố gắng bắt kịp nhưng cho đến nay đều vô ích. Đặc biệt là khi nói đến đồng bộ hóa đám mây. Đối với tôi, điều này dường như đại diện cho một khu vực cấm mà hầu hết các nhà phát triển khác đều ngại bước vào.

Với OmniFocus, bạn có bốn loại đồng bộ hóa dữ liệu để lựa chọn – MobileMe (phải có tài khoản MobileMe), Xin chào (một cách thông minh và hiệu quả để đồng bộ nhiều máy Mac, iPhone với nhau), Đĩa (lưu dữ liệu trên đĩa đã tải, qua đó dữ liệu sẽ được chuyển sang các máy Mac khác), Nâng cao (WebDAV).

4. menu biểu tượng hộp thư đếnbạn có nghĩa đơn giản là viết các mục vào hộp thư đến. Tùy chọn cuối cùng ở bảng dưới cùng là Cài đặt. Ở đây bạn chọn cái nào nhiệm vụ bạn muốn hiển thị trong các dự án và bối cảnh, cho dù các nhiệm vụ có sẵn (các nhiệm vụ chưa có thời điểm bắt đầu đã đặt), còn lại (các mục có thời điểm bắt đầu sự kiện đã đặt), tất cả (các nhiệm vụ đã hoàn thành và chưa hoàn thành) hoặc các nhiệm vụ khác (các bước tiếp theo trong ngữ cảnh).

Các tùy chọn điều chỉnh khác bao gồm thông báo (âm thanh, văn bản), ngày đáo hạn (thời điểm nhiệm vụ sắp đến hạn), danh hiệu trên biểu tượng cài đặt bookmarklet Safari (sau đó bạn sẽ có thể gửi liên kết đến OmniFocus từ Safari), khởi động lại cơ sở dữ liệu a tính chất thực nghiệm (chế độ ngang, hỗ trợ, phối cảnh).

Vì vậy, OmniFocus cung cấp một loạt các tính năng có thể điều chỉnh có thể được sử dụng để tùy chỉnh ứng dụng này theo ý thích của bạn. Tuy nhiên, về mặt đồ họa, nó mang lại ấn tượng rất lạnh lùng. Đúng, đây là một ứng dụng năng suất nên nó không giống như một cuốn sách tô màu nhưng việc thêm một số màu bao gồm các biểu tượng màu mà người dùng có thể thay đổi chắc chắn sẽ hữu ích. Ngoài ra, qua kinh nghiệm của mình tôi biết rằng ngoại hình càng xinh đẹp thì tôi càng có động lực và niềm vui khi làm việc.

Cũng không có menu nơi bạn có thể xem tất cả các nhiệm vụ. Có, bạn có thể xem chúng bằng cách chọn tùy chọn "Tất cả hành động" cho dự án hoặc bối cảnh, nhưng nó vẫn không giống nhau. Ngoài ra, bạn phải liên tục chuyển từ menu này sang menu khác, nhưng đó đã là tiêu chuẩn cho hầu hết các ứng dụng GTD.

Tuy nhiên, ngoài một số thiếu sót này, OmniFocus là một ứng dụng tuyệt vời đáp ứng chính xác mục đích của nó. Việc định hướng trong đó rất dễ dàng, ngay cả khi đôi khi bạn phải chuyển từ menu này sang menu khác, thực sự chỉ mất vài phút để khám phá giao diện người dùng và bạn sẽ hiểu ngay cách mọi thứ hoạt động. Điều tôi thực sự thích là tạo các thư mục. Phần lớn các ứng dụng có trọng tâm tương tự không cung cấp tùy chọn này, trong khi nó giúp công việc của người dùng dễ dàng hơn nhiều. Bạn chỉ cần tạo một thư mục, sau đó thêm các dự án riêng lẻ hoặc các thư mục khác vào đó.

Các lợi ích khác bao gồm tính năng đồng bộ hóa đã được đề cập, các tùy chọn cài đặt, dễ dàng chèn các nhiệm vụ trong dự án, danh tiếng xuất sắc, được David Allen, người tạo ra phương pháp Getting Things Done, chỉ định là OmniFocus như một ứng dụng chính thức. Hơn nữa, khả năng thêm ảnh, ghi chú vào tác vụ khi chèn chúng vào hộp thư đến, điều mà tôi chỉ gặp lần đầu tiên với OmniFocus và đây là một chức năng rất hữu ích.

Ngoài ra, Omni Group còn cung cấp hỗ trợ người dùng tuyệt vời cho tất cả các phiên bản của ứng dụng này. Cho dù đó là hướng dẫn sử dụng PDF, nơi bạn sẽ nhận được câu trả lời cho tất cả các câu hỏi và sự mơ hồ có thể có của mình hoặc hướng dẫn bằng video, nơi bạn có thể thấy rõ cách OmniFocus hoạt động. Nếu vẫn không thể tìm thấy câu trả lời cho vấn đề của mình, bạn có thể sử dụng diễn đàn của công ty hoặc liên hệ trực tiếp với email hỗ trợ khách hàng.

Vậy OmniFocus cho iPhone có phải là ứng dụng GTD tốt nhất không? Theo quan điểm của tôi, có lẽ là có, tôi bỏ lỡ một số chức năng (chủ yếu là menu hiển thị tất cả các tác vụ), nhưng OmniFocus đã khắc phục những khuyết điểm nói trên bằng những ưu điểm của nó. Nói chung, câu hỏi này rất khó trả lời, vì mỗi người dùng đều cảm thấy thoải mái với một thứ gì đó khác nhau. Tuy nhiên, đây là một trong những ứng dụng tốt nhất và nếu bạn đang quyết định mua ứng dụng nào thì OmniFocus là ứng dụng bạn không thể sai. Giá cao hơn một chút ở mức € 15,99, nhưng bạn sẽ không hối tiếc. Hơn nữa, ứng dụng này sẽ giúp bạn quản lý công việc và cuộc sống của mình mà vẫn cảm thấy thoải mái, điều mà tôi nghĩ có đáng giá hay không?

Bạn thích OmniFocus như thế nào? Bạn có dùng nó không? Bạn có lời khuyên nào cho những người dùng khác về cách làm việc với nó một cách hiệu quả không? Bạn có nghĩ anh ấy là người giỏi nhất không? Cho chúng tôi biết suy nghĩ của bạn trong các ý kiến. Chúng tôi sẽ sớm mang đến cho bạn phần thứ hai của loạt bài này, trong đó chúng ta sẽ xem xét phiên bản Mac.

Liên kết iTunes - €15,99
.