Đóng quảng cáo
Mac

OmniFocus có phải là ứng dụng GTD tốt nhất không? Phần 2 - Mac OS X

Peter Binder
8

Trong phần thứ hai của loạt bài OmniFocus, tập trung vào phương pháp Hoàn thành công việc, chúng ta sẽ tiếp tục với phần đầu tiên và chúng tôi sẽ tập trung vào phiên bản dành cho Mac OS X. Nó xuất hiện vào đầu năm 2008 và bắt đầu hành trình thành công của ứng dụng này đối với người dùng.

Tôi nghĩ rằng nếu OmniFocus đang cản trở người dùng tiềm năng thì đó có thể là do giá cả và đồ họa. Đối với ứng dụng Mac, trong những bước đầu tiên, người dùng chắc chắn sẽ tự hỏi mình nhiều lần tại sao nó lại trông như vậy. Nhưng ngoài hình có thể bị lừa dối.

Không giống như phiên bản iPhone, bạn có thể điều chỉnh hầu hết mọi thứ trên Mac, cho dù đó là màu nền, phông chữ hay các biểu tượng trên bảng điều khiển. Vì vậy, bất cứ điều gì khiến bạn khó chịu đều có khả năng cao sẽ được điều chỉnh cho phù hợp với hình ảnh của bạn. Và tôi chắc chắn rằng sau vài ngày sử dụng, bạn sẽ không hối hận với mức giá mua tưởng chừng như cao ngất ngưởng. Nếu cảm thấy thoải mái với phiên bản iPhone, bạn sẽ thực sự ngạc nhiên về những gì phiên bản Mac có thể làm được.

Sau khi cài đặt ứng dụng, bạn chỉ có hai mục ở bảng bên trái, mục đầu tiên là Hộp thư đến và thứ hai Thư viện. Hộp thư đến lại là một hộp thư đến cổ điển, trong đó người dùng chuyển các ghi chú, ý tưởng, nhiệm vụ của họ, v.v. Để lưu một mục vào Hộp thư đến, tất cả những gì bạn phải làm là điền văn bản và bạn có thể để phần còn lại để xử lý chi tiết hơn sau này.

Ngoài văn bản trực tiếp trong OmniFocus, bạn cũng có thể thêm tệp từ máy Mac, văn bản được đánh dấu từ trình duyệt Internet, v.v. vào Hộp thư đến. Chỉ cần nhấp chuột phải vào tệp hoặc văn bản và chọn tùy chọn Gửi tới hộp thư đến.

Thư viện là một thư viện của tất cả các dự án và thư mục. Sau lần chỉnh sửa cuối cùng, mỗi mục sẽ chuyển từ Hộp thư đến đến Thư viện. Các thư mục bao gồm các dự án được tạo rất dễ dàng. Người dùng có thể sử dụng một số phím tắt sẽ hỗ trợ rất nhiều cho công việc của mình trong ứng dụng. Ví dụ. nhấn enter luôn tạo một mục mới, có thể là một dự án hoặc các nhiệm vụ trong một dự án. Sau đó, bạn sử dụng tab để chuyển đổi giữa các trường để điền (thông tin về dự án, bối cảnh, thời hạn, v.v.). Vì vậy, bạn có thể tạo một dự án gồm mười nhiệm vụ và thực sự chỉ mất vài phút hoặc vài giây.

Hộp thư đến và Thư viện được bao gồm trong cái gọi là Quan điểm (chúng ta sẽ tìm thấy ở đây Hộp thư đến, Dự án, Bối cảnh, Đến hạn, Được gắn cờ, Đã hoàn thành), đây là loại menu mà người dùng sẽ di chuyển nhiều nhất. Các yếu tố riêng lẻ của ưu đãi này có thể được tìm thấy ở những vị trí đầu tiên của bảng trên cùng. Dự án là danh sách tất cả các dự án bao gồm các bước riêng lẻ. Bối cảnh là các danh mục giúp định hướng và sắp xếp các mục tốt hơn.

Do có nghĩa là thời gian mà các nhiệm vụ nhất định có liên quan. Đã gắn cờ một lần nữa tính năng gắn cờ cổ điển được sử dụng để đánh dấu. Đánh giá chúng ta sẽ thảo luận bên dưới và yếu tố cuối cùng Quan điểm là danh sách các nhiệm vụ đã hoàn thành hoặc Hoàn thành.

Khi nhìn vào OmniFocus, người dùng cũng có thể có ấn tượng rằng ứng dụng này khó hiểu và cung cấp nhiều chức năng mà họ không sử dụng. Tuy nhiên, khi kiểm tra kỹ hơn, bạn sẽ bị thuyết phục về điều ngược lại.

Điều khiến cá nhân tôi sợ nhất là sự thiếu minh bạch rõ ràng. Tôi đã thử một số công cụ GTD và việc chuyển đổi từ công cụ này sang công cụ khác chắc chắn không hề dễ chịu. Tôi sợ rằng sau khi chuyển tất cả các dự án, nhiệm vụ, v.v. sang công cụ mới, tôi sẽ thấy nó không phù hợp với mình và tôi sẽ phải chuyển lại tất cả các mục.

Tuy nhiên, nỗi lo sợ của tôi đã bị đặt nhầm chỗ. Sau khi tạo các thư mục, dự án, danh sách hành động đơn lẻ (danh sách các nhiệm vụ không thuộc dự án nào), bạn có thể xem tất cả dữ liệu trong OmniFocus theo hai cách. Đó là cái gọi là Chế độ lập kế hoạch a Chế độ ngữ cảnh.

Chế độ lập kế hoạch là việc hiển thị các mục theo dự án (giống như khi bạn chọn Tất cả hành động cho dự án iPhone). Ở cột bên trái, bạn có thể xem tất cả các thư mục, dự án, trang tác vụ đơn lẻ và trong cửa sổ "chính" các tác vụ riêng lẻ.

Chế độ ngữ cảnh, như tên cho thấy, là xem các mục theo Ngữ cảnh (một lần nữa giống như khi bạn chọn Tất cả hành động trong ngữ cảnh trên iPhone). Ở cột bên trái bây giờ bạn sẽ có danh sách tất cả các Ngữ cảnh và trong cửa sổ "chính" tất cả các nhiệm vụ được sắp xếp theo danh mục.

Bảng trên cùng cũng được sử dụng để định hướng ứng dụng tốt hơn. Giống như hầu hết mọi thứ trong OmniFocus, bạn có thể chỉnh sửa nó theo ý muốn – thêm, xóa biểu tượng, v.v. Một chức năng hữu ích được đặt mặc định trên bảng điều khiển là Đánh giá (nếu không nó có thể được tìm thấy trong các quan điểm/đánh giá) được sử dụng để đánh giá các mục tốt hơn. Chúng được sắp xếp thành các "nhóm": Ôn tập hôm nay, Ôn tập ngày mai, Ôn tập trong tuần tới, Ôn tập trong tháng tới.

Bạn đánh dấu các mục riêng lẻ sau khi đánh giá chúng Đánh dấu đã đánh giá và chúng sẽ tự động chuyển đến Đánh giá trong tháng tới. Hoặc, tính năng này có thể hữu ích cho những người dùng không xem xét thường xuyên. Khi OmniFocus hiển thị cho bạn một số tác vụ như Đánh giá ngay hôm nay, vì vậy bạn lướt qua chúng và nhấp chuột vào Đánh dấu đã đánh giá, sau đó họ chuyển sang "đánh giá trong tháng tới".

Một bảng điều khiển khác mà chúng ta có thể tìm thấy trong menu xem là Tập trung. Bạn chọn một dự án, nhấp vào nút Tập trung và cửa sổ "chính" chỉ được lọc cho dự án này, bao gồm các bước riêng lẻ. Sau đó bạn có thể hoàn toàn tập trung vào việc thực hiện các hoạt động này.

Việc xem tác vụ trong OmniFocus cũng rất linh hoạt. Nó chỉ phụ thuộc vào người dùng cách họ thiết lập sắp xếp, nhóm, lọc theo trạng thái, tính khả dụng, thời gian hoặc dự án. Điều này cho phép bạn dễ dàng giảm bớt số lượng mục hiển thị. Tính linh hoạt này cũng được hỗ trợ bởi các tùy chọn trực tiếp trong cài đặt ứng dụng, trong đó, trong số những thứ khác, chúng ta có thể đặt giao diện đã được đề cập (màu phông chữ, nền, kiểu phông chữ, v.v.).

OmniFocus tạo bản sao lưu của riêng mình. Ví dụ: nếu bạn không sử dụng đồng bộ hóa với iPhone của mình, bạn không phải lo lắng về việc mất dữ liệu. Bạn có thể đặt khoảng thời gian tạo bản sao lưu thành một lần một ngày, hai lần một ngày, khi đóng.

Ngoài việc đồng bộ hóa với các thiết bị iOS mà tôi đã thảo luận ở phần đầu của loạt bài này, OmniFocus cho Mac còn có thể chuyển dữ liệu sang iCal. Tôi đã vui mừng khi nhìn thấy tính năng này. Sau khi dùng thử, tôi phát hiện ra rằng các mục có ngày đã đặt không được thêm vào iCal vào từng ngày riêng lẻ mà "chỉ" trong iCal vào các Mục, nhưng có thể các nhà phát triển sẽ làm việc với nó nếu điều đó nằm trong khả năng của họ.

Ưu điểm của phiên bản Mac là rất lớn. Người dùng có thể điều chỉnh toàn bộ ứng dụng theo nhu cầu, mong muốn của mình và tùy theo mức độ sử dụng phương pháp GTD. Không phải ai cũng sử dụng phương pháp này 100% nhưng nó đã được chứng minh rằng nếu bạn chỉ sử dụng một phần thì sẽ có lợi và OmniFocus có thể giúp bạn điều đó.

Để rõ ràng, các cài đặt khác nhau hoặc hai chế độ hiển thị được sử dụng để bạn có thể sắp xếp các mục theo dự án và danh mục. Nó cung cấp chuyển động trực quan trong ứng dụng. Nhưng niềm tin này sẽ chỉ tồn tại cho đến khi bạn tìm ra cách thức hoạt động của phần mềm này.

Chức năng Đánh giá giúp bạn đánh giá, bạn có một số tùy chọn để lọc ra một số nhiệm vụ nhất định. Sử dụng tùy chọn Tập trung bạn chỉ có thể tập trung vào một dự án nhất định quan trọng đối với bạn tại thời điểm đó.

Về những khuyết điểm, nhược điểm thì đến giờ tôi vẫn chưa nhận thấy có điều gì làm mình khó chịu hay thiếu sót ở phiên bản này. Có lẽ chỉ cần tinh chỉnh đồng bộ hóa với iCal, khi các mục từ OmniFocus sẽ được gán cho ngày nhất định. Giá có thể được coi là một bất lợi có thể xảy ra, nhưng điều đó tùy thuộc vào mỗi chúng ta và liệu khoản đầu tư đó có xứng đáng hay không.

Đối với những người có phiên bản Mac và chưa biết cách sử dụng, tôi khuyên bạn nên xem video hướng dẫn trực tiếp từ The Omni Group. Đây là những video giáo dục mở rộng được làm chủ một cách xuất sắc, với sự trợ giúp của chúng, bạn sẽ tìm hiểu những kỹ thuật cơ bản và nâng cao hơn về OmniFocus.

Vậy OmniFocus cho Mac có phải là ứng dụng GTD tốt nhất không? Theo tôi thì chắc chắn là có, nó hoạt động hiệu quả, rõ ràng, linh hoạt và rất hiệu quả. Nó có mọi thứ mà một ứng dụng năng suất hoàn hảo nên có.

Chúng ta cũng sẽ thấy OmniFocus 2 lấy cảm hứng từ phiên bản iPad vào cuối năm nay, vì vậy chúng ta chắc chắn có rất nhiều điều để mong đợi.

Liên kết đến video hướng dẫn 
Liên kết Mac App Store - €62,99
Phần 1 của loạt bài OmniFocus
Nguồn
đĩa
chủ đề: , , , , , , , , ,

Có liên quan



Đọc nhiều nhất bài viết

.