Đóng quảng cáo
Mac

Evernote là công cụ GTD dựa trên đám mây

người hái táo
22

Mặc dù làm việc với các tác vụ và phương pháp GTD nói chung là lĩnh vực của nền tảng Mac và iOS, nhưng không phải lúc nào cũng có thể tìm được một ứng dụng phù hợp cũng đa nền tảng, vì vậy đôi khi bạn phải ứng biến. Một trong những độc giả của chúng tôi đã nghĩ ra một giải pháp thú vị cho công ty bằng ứng dụng ghi chú Evernote và quyết định chia sẻ nó với chúng tôi.

Nó đã bắt đầu như thế nào

Nhiệm vụ ngày càng tăng, thời gian ngày càng giảm và giấy để ghi chú không còn đủ nữa. Tôi đã thử chuyển sang hình thức điện tử nhiều lần nhưng đến nay vẫn thất bại vì giấy luôn “nhanh hơn” và bạn chắc chắn biết cảm giác tuyệt vời khi có thể gạch bỏ thành phẩm đang uống. máu của bạn nhiều lần.

Vì vậy, tốc độ sắp xếp và đầu vào ở bất cứ nơi nào tôi có mặt hóa ra lại cực kỳ cần thiết, ít nhất là đối với tôi. Tôi đã trải qua một khoảng thời gian viết giấy trên máy tính để bàn, các tệp có ghi chú, các chương trình cục bộ như Task Coach, cố gắng sử dụng hệ thống theo dõi yêu cầu trung tâm cho các ghi chú cá nhân, nhưng cuối cùng tôi luôn lấy bút chì A4 + và thêm và thêm, gạch bỏ và thêm vào...
Tôi phát hiện ra rằng không chỉ mình tôi ở một công ty có yêu cầu tương tự nên tôi và đồng nghiệp đã ngồi lại vài lần, tổng hợp các yêu cầu lại và tìm kiếm, thử nghiệm. Chúng ta đã yêu cầu những đặc tính quan trọng nào của “bài báo mới” của mình?

Yêu cầu hệ thống mới

  • Tốc độ đầu vào
  • Đồng bộ hóa đám mây – ghi chú luôn ở bên bạn trên tất cả các thiết bị, có thể chia sẻ với người khác
  • Đa nền tảng (Mac, Windows, iPhone, Android)
  • Trong trẻo
  • Tùy chọn liên kết với email
  • Tùy chọn cho tệp đính kèm
  • Một số giải pháp lịch
  • Kết nối với hệ thống theo dõi yêu cầu trong công ty và những người bên ngoài hệ thống của chúng tôi
  • Khả năng có phím tắt trong hệ thống
  • Sự ổn định
  • Tìm kiếm dễ dàng

Sự khởi đầu của tôi với Evernote

Sau khi tìm kiếm chén thánh một cách vô ích, chúng tôi bắt đầu dùng thử Evernote, anh ấy đã truyền cảm hứng cho tôi làm như vậy bài viết này. Đây không phải là một giải pháp lý tưởng, một số sai sót chỉ lộ ra sau khi triển khai chuyên sâu, nhưng nó vẫn thành công trên giấy tờ và trong tháng sử dụng vừa qua, các bản cập nhật đã giải quyết được rất nhiều thứ.

Evernote và GTD

  • VỞ (Khối) tôi sử dụng cho các danh mục ghi chú như dấu trang, riêng tư, công nghệ, hỗ trợ, cơ sở kiến ​​thức, nhiệm vụ thực tế, không thể phân loại a nhập INBOX.
  • TAGS Tôi sử dụng lại cho các ưu tiên của họ. Việc không có lịch (mong các nhà phát triển sẽ giải quyết theo thời gian) được thay thế bằng thẻ iCal_EVENTS, nơi tôi cũng đã nhập các ghi chú được sao chép trong lịch. Vì vậy, khi gặp chúng, tôi biết chúng đã bị bắt và tôi sẽ xử lý chúng ngay khi lời nhắc hiện lên. Tôi chưa nghĩ ra giải pháp nào khác. Tài liệu tham khảo là ghi chú cho loại tương lai "khi tôi đang tìm kiếm điều gì đó cho dự án tiếp theo". Thực hiện, đó là việc gạch bỏ nhiệm vụ đã hoàn thành.
  • Các dự án lớn hơn có sổ ghi chép riêng, những dự án nhỏ hơn tôi chỉ giải quyết trong một tờ và chèn vào hộp kiểm việc cần làm. Các chữ cái và số ở đầu giúp bạn dễ dàng chọn danh mục nhất định khi tạo ghi chú (chỉ cần nhấn phím "1" và đăng ký hạng mục thi) và cũng cung cấp khả năng sắp xếp.
  • Tôi chuyển chế độ xem trước mặc định sang Tất cả sổ tay và gắn thẻ Hôm nay, một đồng nghiệp sử dụng thẻ bổ sung cho việc này càng sớm càng tốt (sớm nhất có thể) để phân biệt tầm quan trọng trong một ngày, nhưng đối với phong cách làm việc của tôi thì điều đó thường không cần thiết.

Những gì Evernote mang lại

Tốc độ đầu vào

  • Trong Mac OS X, tôi có các phím tắt cho: Ghi chú mới, Dán clipboard vào Evernote, Clip hình chữ nhật hoặc Windows vào Evernote, Clip toàn màn hình, Tìm kiếm trong Evernote).
  • Tôi sử dụng nó nhiều nhất Ghi chú mới (CTRL+CMD+N) a Dán clipboard vào Evernote (CTLR+CMD+V). phím tắt này cũng chèn một liên kết đến email hoặc địa chỉ web ban đầu trong ghi chú, nếu tôi sử dụng nó trong ứng dụng thư khách hoặc trình duyệt.
    trong Android là một tiện ích để nhập nhanh các ghi chú mới.
  • Sổ ghi chép mới tạo sẽ tự động phù hợp với tôi HỘP THƯ ĐẾN, nếu có thời gian bây giờ tôi sẽ gán đúng sổ và thẻ ưu tiên, nếu không tôi sẽ sắp xếp sau nhưng nhiệm vụ sẽ không bị mất, nó đã được ghi lại rồi.

Đồng bộ đám mây

  • Các ghi chú bao gồm tệp đính kèm được đồng bộ hóa với bộ lưu trữ đám mây Evernote, giới hạn tài khoản miễn phí là 60 MB/tháng, dường như đủ cho văn bản và hình ảnh không thường xuyên. Vì vậy tôi luôn có phiên bản mới nhất trên điện thoại, máy tính hoặc trên website.
  • Một đồng nghiệp mà tôi chia sẻ một số máy tính xách tay của mình cũng vậy. Anh ấy nhìn thấy chúng dưới tab Đã chia sẻ, hoặc trên trang web trong tài khoản của anh ấy. Phiên bản trả phí cũng cho phép chỉnh sửa sổ ghi chép dùng chung nếu chủ sở hữu của chúng cho phép.
  • Bạn có thể tạo liên kết web tới một sổ ghi chép hoặc ghi chú nhất định và gửi nó cho người thứ 3 qua e-mail. Sau đó, cô ấy có thể lưu liên kết vào tài khoản Evernote của mình hoặc chỉ truy cập liên kết đó từ trình duyệt mà không cần đăng nhập (tùy thuộc vào cài đặt quyền chia sẻ).
  • Đồng thời tôi sử dụng link web làm cầu nối giữa công ty hệ thống theo dõi yêu cầu để thông báo cho người khác về tình trạng của một nhiệm vụ nhất định
  • Các ghi chú trên máy chủ, trong Mac OS X và Win, tất cả đều được đồng bộ hóa, trên Android chỉ có tiêu đề và tin nhắn đã cho chỉ được tải xuống sau khi mở nó. Ở phiên bản đầy đủ, có thể thiết lập máy tính xách tay có khả năng đồng bộ hóa hoàn toàn.
  • Đây là thiếu sót nghiêm trọng đầu tiên cần được đề cập, hy vọng sẽ được giải quyết bằng các bản cập nhật theo thời gian. Evernote trên Windows  anh ấy không thể kết nối máy tính xách tay được chia sẻ.

Cách tiếp cận đa nền tảng

  • Ứng dụng Mac OS X - có thể thực hiện tất cả các chức năng của phiên bản web
  • Android - không thể chia sẻ sổ ghi chép, nếu không thì mọi thứ (bao gồm tệp đính kèm, âm thanh, ghi chú ảnh), Widget máy tính để bàn đẹp
  • iOS - có thể làm mọi thứ ngoại trừ ngăn xếp sổ ghi chép và tất nhiên không có Widget
  • Windows - không thể thực hiện chia sẻ sổ ghi chép, nhưng có thể thực hiện thư mục theo dõi tệp - tính năng thú vị để tự động đưa ghi chú vào sổ ghi chép mặc định.
  • Nó cũng tồn tại trên các nền tảng sau: Blackberry, WinMobile, Palm
  • Giao diện Evernote đầy đủ có thể được truy cập từ bất kỳ trình duyệt internet nào
  • Tùy chọn liên kết tới email – nếu tôi gửi email qua phím tắt tới Evernote, tôi có liên kết cục bộ tới email trong đó, ít nhất là trong Mac OS X

Lợi ích khác

  • Tùy chọn tệp đính kèm – phiên bản miễn phí được giới hạn ở 60 MB/tháng và tệp đính kèm hình ảnh và PDF, phiên bản trả phí cung cấp 1 GB/tháng và tệp đính kèm ở bất kỳ định dạng nào.
  • Kết nối với các hệ thống khác trong công ty và những người bên ngoài hệ thống của chúng tôi bằng liên kết web - không phải là một giải pháp hoàn hảo, nhưng có thể sử dụng được (chúng cần được tạo thông qua truy cập web, đó là lý do tại sao tôi đã có sẵn các liên kết tạo sẵn trong dấu trang của mình). Ngoài ra, nhiệm vụ nhất định có thể được gửi qua email trực tiếp từ ứng dụng nhưng không có liên kết.
  • Khả năng của các phím tắt trong hệ thống.
  • Tính ổn định - ngay cả trong những trường hợp đặc biệt khi cần lặp lại quá trình đồng bộ hóa với máy chủ Evernote. Tuy nhiên, vấn đề này đã không xảy ra gần đây.
  • Tìm kiếm dễ dàng.
  • Một chức năng thú vị của việc nhận dạng văn bản bằng công nghệ OCR, xem hình ảnh bên dưới.

Những gì Evernote không mang lại

  • Nó chưa có lịch (tôi đang thay thế bằng thẻ iCal_EVENTS).
  • Sổ ghi chép dùng chung chưa được bổ sung đầy đủ (Windows, ứng dụng dành cho thiết bị di động).
  • Thuộc tính khác nhau trên các nền tảng khác nhau.
  • Anh ấy không thể tự mình giải quyết nhiệm vụ :)

Evernote dành cho Mac (Mac App Store – Miễn phí)

Evernote cho iOS (Miễn phí)

 

Tác giả bài viết là Tomas Pulc, sửa bởi Michal Ždanský

Nguồn
đĩa
chủ đề: , , , , , , , , ,

Có liên quan



Đọc nhiều nhất bài viết

.