Vratislav Holub Vào thời điểm chúng ta phải tuân thủ giãn cách xã hội nhưng vẫn hợp tác chặt chẽ với nhau, công nghệ hiện đại đóng một vai trò quan trọng. Đội ngũ CNTT của công ty càng thực hiện quá trình chuyển đổi này tốt hơn thì họ càng có thể giúp nhân viên và đồng nghiệp cảm thấy tự tin và được hỗ trợ nhiều hơn. Western Digital trình bày tám mẹo dành cho nhóm CNTT của bạn.
Nó có thể là làm bạn hứng thú
Pavel Jelic Như một biện pháp sơ bộ trong khuôn khổ cuộc khủng hoảng coronavirus, ngày càng có nhiều công ty, công ty cũng như chính phủ của từng quốc gia khuyến nghị hoặc trực tiếp khuyến nghị làm việc tại nhà. Các nhóm CNTT hiện đang phải đối mặt với nhiệm vụ thực hiện quá trình chuyển đổi này và bảo mật hệ thống dữ liệu, thiết bị và ứng dụng điện toán di động trong điều kiện mới. Họ được thử thách để đảm bảo rằng nhân viên và đồng nghiệp cảm thấy được kết nối an toàn và làm việc hiệu quả ngay cả khi làm việc tại nhà. Chúng tôi đã tổng hợp một số mẹo từ nhóm CNTT của mình để có thể hỗ trợ những thay đổi này và đảm bảo quy trình làm việc thành công hơn.
Đừng trì hoãn. Hãy bắt đầu ngay hôm nay (nghĩa đen là ngay lập tức)
Hầu hết các công ty và doanh nghiệp đã chuyển một phần lực lượng lao động của họ về môi trường quê nhà. Nhưng nếu chỉ là một phần nhỏ, hãy chuẩn bị cho một kịch bản hoàn toàn khác trong trường hợp hàng trăm, hàng nghìn người yêu cầu kết nối từ xa tới hệ thống ảo cùng một lúc. Nếu doanh nghiệp của bạn chưa triển khai làm việc tại nhà hoặc chỉ một phần, hãy sử dụng thời gian này để chuẩn bị cho tình huống có thể xảy ra khi hầu hết nhân viên sẽ cần truy cập các ứng dụng và dữ liệu từ các địa điểm ở xa. Đi trước một bước so với cơ sở hạ tầng dữ liệu và có sẵn hướng dẫn cũng như tài liệu sẽ giúp đảm bảo quá trình chuyển đổi suôn sẻ sang cách làm việc mới trong doanh nghiệp của bạn trong những thời điểm quan trọng này.
photo Gallery
Kiểm tra cho đến khi thất bại đầu tiên
Kiểm tra hệ thống của bạn để đảm bảo hiệu suất, độ tin cậy và khả năng mở rộng. Kiểm tra các ứng dụng và cơ sở hạ tầng phần cứng để tải tối đa. Kiểm tra xem VPN của bạn có thể xử lý bao nhiêu kết nối. Và cử đội IT thử làm việc tại nhà. Tìm ra những khoảng trống và điểm yếu ở đâu khi làm việc từ xa. Sẽ tốt hơn nhiều nếu tìm ra những lỗi xảy ra trong quá trình thử nghiệm hơn là khi nhân viên hoàn toàn tin cậy vào hệ thống. Vì vậy hãy tìm hiểu trước những điểm yếu ở đâu và khắc phục ngay.
Thúc đẩy lựa chọn phù hợp giữa vô số công cụ liên lạc và bảo mật
Có vô số ứng dụng dành cho cuộc họp ảo, cuộc họp giao ban, chia sẻ tài liệu, tạo dự án và các công cụ quản lý khác và có thể mọi người trong doanh nghiệp của bạn ngày nay sẽ sử dụng nhiều ứng dụng (được ủy quyền hoặc không). Bây giờ là lúc thực thi các công cụ và ứng dụng chính thức mà nhân viên nên sử dụng. Đảm bảo số lượng giấy phép và tổng hợp các hướng dẫn (có sẵn và được chia sẻ) về cách cài đặt và sử dụng các ứng dụng đã chọn.
Nó có thể là làm bạn hứng thú
Sẵn sàng theo dõi không ngừng và hỗ trợ 24/7
Với mỗi tình huống mới, bạn sẽ cần giám sát cẩn thận cơ sở hạ tầng và có thể ứng phó với tình trạng ngừng hoạt động theo thời gian thực. Hãy sẵn sàng cung cấp hỗ trợ CNTT rộng rãi hơn và vào các thời điểm khác nhau trong ngày.
Thiết lập chính sách về việc sử dụng máy tính xách tay, thiết bị ngoại vi và tiếp cận các dịch vụ
Bạn sẽ cần đưa ra các hướng dẫn và quy định về cách công ty của bạn có thể hỗ trợ nhân viên làm việc tại nhà bằng các công cụ như truy cập internet và thiết bị kỹ thuật. Bạn sẽ nhận được câu trả lời cho những câu hỏi sau:
- Có bao nhiêu nhân viên sẽ cần một chiếc máy tính xách tay để làm việc tại nhà? Bạn có thể cung cấp bao nhiêu máy tính xách tay?
- Công ty có trả tiền cho việc kết nối internet và gọi điện thoại không?
- Điều gì sẽ xảy ra nếu ai đó không có hoặc kết nối internet không đủ?
- Cách tiếp cận và hướng dẫn đặt hàng các thiết bị ngoại vi như bàn phím, màn hình, tai nghe, v.v. là gì?
Tạo tài liệu thực tế (và có thể truy cập)
Bạn càng có thể hỗ trợ lực lượng lao động từ xa sử dụng các công cụ phù hợp thì bạn sẽ càng ảnh hưởng đến năng suất của công ty cũng như tâm trạng tích cực trong công ty. Chuẩn bị tài liệu và tài nguyên phù hợp để giúp mọi người làm việc tốt hơn – cả nhân viên hiện đang làm việc tại nhà và nhóm CNTT của chính bạn. Đảm bảo bạn tạo một nơi rõ ràng để nhân viên có thể tìm thấy hướng dẫn và hướng dẫn về cách cài đặt các ứng dụng và công cụ đã chọn cũng như nơi tìm thấy những ứng dụng đó. Ngoài ra, hãy dành chút thời gian để đảm bảo tất cả các tài liệu, tệp và quyền truy cập tài khoản của bạn cho tất cả các hệ thống đều có thể truy cập được đối với tất cả các thành viên chủ chốt trong nhóm CNTT của bạn.
Lặp lại
Bây giờ cũng là thời điểm tốt để tìm hiểu những gì khác có thể được tự động hóa trong quy trình làm việc của bạn. Đặc biệt là các câu hỏi hướng đến hỗ trợ kỹ thuật. Bạn sẽ gặp nhiều câu hỏi tương tự và các công cụ như chatbot AI sẽ giúp giảm bớt áp lực cho nhóm CNTT của bạn. Bất cứ điều gì có thể được tự động hóa sẽ giải phóng nhóm của bạn để đảm nhận các nhiệm vụ phức tạp hơn
Cùng nhau, chúng ta có thể tạo ra một Home Office tốt hơn
Các mẹo và lời khuyên về cách tạo góc làm việc, sắp xếp bề mặt làm việc, cách làm việc cùng gia đình trong không gian chung hoặc lên lịch nghỉ giải lao và thời gian ngừng hoạt động - ngay cả khi có điều này, bạn có thể cần phải giúp đồng nghiệp đạt được năng suất tối đa trong khi vẫn làm việc. kết nối an toàn từ nhà của bạn. Sử dụng nhiều phương tiện giao tiếp khác nhau - hướng dẫn, trao đổi kinh nghiệm, họp công việc chung - và giúp tìm cách hiệu quả hơn và kết nối tốt hơn nữa trong môi trường ảo. Bạn có thể cung cấp các dịch vụ ảo để giao tiếp theo kiểu quầy trợ giúp cá nhân hơn một chút, bạn có thể tạo không gian cho các cuộc thảo luận thân mật ngoài công việc. Sáng tạo.
Công nghệ bây giờ đóng một vai trò quan trọng. Cần giúp mọi người giữ liên lạc với nhau trong thời điểm chúng ta phải duy trì sự cô lập xã hội. Những thay đổi bất ngờ này đặt ra thách thức đối với cả cơ sở hạ tầng CNTT và tinh thần của nhân viên. Các nhóm CNTT làm việc tốt hơn có thể đóng góp đáng kể vào sự thay đổi thành công trong giao tiếp. Đội ngũ CNTT càng giúp đỡ nhiều thì nhân viên hỗ trợ sẽ càng cảm nhận và duy trì sự gắn kết tích cực. Chúng tôi xin cảm ơn đội ngũ CNTT vì đã làm việc chăm chỉ, đổi mới và kiên nhẫn trong quá trình thay đổi này. Và gửi tới độc giả…hãy giữ sức khỏe, giao tiếp nhiều nhất có thể và nhớ…sao lưu!
